云南省住房保障檔案管理辦法

云南省住房和城鄉(xiāng)建設廳公告
（第46號）
《云南省住房保障檔案管理辦法》已經(jīng)2013年12月18日云南省住房城鄉(xiāng)建設廳第十次廳務會議通過，現(xiàn)予公布，自2014年3月1日起實施。
云南省住房和城鄉(xiāng)建設廳
2014年1月16日
云南省住房保障檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強和規(guī)范住房保障檔案管理，充分發(fā)揮住房保障檔案作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《住房保障檔案管理辦法》和住房保障政策等法規(guī)，結合云南省住房保障工作實際，制定本辦法。
第二條 云南省行政區(qū)域內住房保障檔案的管理適用本辦法。
第三條 本辦法所稱住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中直接形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。
第四條 住房保障檔案工作應當遵循統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準，集中管理與分級管理相結合的原則，維護住房保障檔案的完整和安全，便于社會各方面利用。
第五條 省住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門負責全省住房保障檔案管理工作。
縣級以上地方人民政府住房保障主管部門負責本行政區(qū)域內的住房保障檔案管理工作。
第六條 各級住房保障主管部門應當加強對住房保障檔案管理工作的領導，建立健全住房保障檔案管理機構，配備相應的專業(yè)人員、設施設備、管理經(jīng)費等，滿足住房保障檔案管理需要。
（一）明確檔案管理機構，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員技術職務任職資格評審、崗位聘任等按照有關規(guī)定執(zhí)行；
（二）配備符合設計規(guī)范的專用庫房，配置必要的辦公設備和防盜、防火、防漬、防塵、防高溫、防有害生物等設施設備，確保檔案安全；
（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費，確保足額到位，并嚴格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。
第七條 從事住房保障建設管理的相關部門應當根據(jù)住房保障檔案管理工作需要，做好住房保障檔案資料的收集、整理，并及時向住房保障管理機構移交。
第八條 從事住房保障檔案工作的人員應當具備檔案和建設工程相關專業(yè)知識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，其具體職責是：
（一）執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務技術規(guī)范；
（二）對住房保障檔案材料進行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
（三）按要求參加業(yè)務培訓、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務能力；
（四）維護檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務水平。
第二章 歸檔范圍
第九條 住房保障檔案包括住房保障對象檔案、住房保障房源檔案及住房保障工作文書檔案等。即期的紙質檔案應當同步建立電子檔案。對已發(fā)生的檔案，逐步實現(xiàn)紙質檔案電子化。
第十條 住房保障對象檔案是指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料。收集歸檔范圍為：
（一）申請材料。包括申請書，申請人的基本情況、家庭成員身份證復印件、戶口簿復印件、住房狀況和收入、財產(chǎn)狀況證明，誠信申報記錄等相關材料；
（二）審核材料。包括審核表，審核部門對申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產(chǎn)狀況等審核記錄及媒體公示材料、公示結果、群眾舉報與調查處理情況等相關材料；
（三）實施保障材料。包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協(xié)議等相關材料；
（四）動態(tài)管理材料。包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料，變更或者終止保障等動態(tài)變更材料；
（五）房屋出售相關材料；
（六）其他需要收集歸檔的材料。
第十一條 住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料。收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料。包括房屋來源和權屬證明材料，房屋地址、結構、使用年限，所屬項目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；
（二）使用管理情況材料。包括房屋承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產(chǎn)權份額，租售轉換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料；
（三）房源的工程結構相關圖紙，房屋的水、電、燃氣、排污管道等的安裝布置圖紙，共用設施設備的相關材料；
（四）其他需要收集歸檔的材料。
第十二條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質檔案的電子化文檔；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。電子檔案與相應紙質檔案的內容應當保持一致。內容不一致時，以紙質檔案為依據(jù)進行認定調整；對紙質檔案材料存有疑義的，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進行認定調整。
第十三條 住房保障工作文書檔案收集歸檔范圍為：
（一）中共中央、國務院、住房和城鄉(xiāng)建設部及有關部委，省委、省政府、省住房和城鄉(xiāng)建設主管部門及有關省級部門文件；
（二）州（市）、縣（市、區(qū)）委、政府、住房保障部門及其他有關部門文件；
（三）住房保障工作重大活動的組織實施材料、相關媒體報道、公示材料、活動音像資料等。
第三章 歸檔管理
第十四條 住房保障紙質檔案歸檔應包括接收、立卷、編號、裝訂、入庫、上架等，歸檔的材料應為原件。
第十五條 住房保障紙質檔案應當采用每辦理1件所形成的材料立1卷，應當采用按歸檔流水號制定編號規(guī)則。
第十六條 住房保障電子檔案應以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄；數(shù)字化處理基本程序應包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關聯(lián)、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。
第十七條 數(shù)字化處理過程中應建立紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)應進行詳細的記錄，并應及時整理匯總、裝訂成冊。
第十八條 住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內完成歸檔。住房保障對象動態(tài)管理材料應當定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應關系，便于檢索查閱。
第十九條 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋分配使用后三個月內完成歸檔。成套房屋應當按套建立檔案，宿舍應當按間建立檔案。
住房保障房源使用管理情況的動態(tài)變更材料應當定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應關系，便于檢索查閱。
第二十條 電子檔案應當根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管。
第二十一條 住房保障文書檔案資料、會計檔案資料及其他具有保存價值的檔案資料，應當按照相應檔案管理規(guī)定及時立卷歸檔。
第二十二條 住房保障檔案管理機構應當對歸集的檔案材料進行查驗，確保其符合檔案管理要求；定期對已歸檔的住房保障檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補救措施。
對檔案政策法規(guī)規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第二十三條 住房保障檔案管理機構應當對住房保障檔案進行編目，編制不同種類檔案相互關聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
第二十四條 住房保障檔案管理機構的隸屬關系及檔案管理人員發(fā)生變動，應當及時辦理交接手續(xù)。
第二十五條 住房保障檔案管理機構應當定期開展檔案鑒定銷毀工作。由檔案管理、業(yè)務部門等相關人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對住房保障檔案進行鑒定銷毀，銷毀檔案的目錄應當永久保存。禁止擅自銷毀處理檔案。
第四章 保管和利用
第二十六條 住房保障檔案按照下列規(guī)定接收保管：
（一）州（市）人民政府住房保障主管部門負責接收管理本級投資建設的住房保障項目的住房保障檔案；
（二）縣級人民政府住房保障主管部門負責接收保管本行政區(qū)域內的住房保障項目的住房保障檔案；
（三）政企共建項目，住房保障檔案由企業(yè)和同級住房保障主管部門實行雙重管理，檔案原件交住房保障部門集中管理。
第二十七條 住房保障檔案管理機構應采取下列措施保管住房保障檔案：
（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化；
（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防水、防塵、防潮、防火、防有害生物等必要設施；
（三）庫房內的檔案采用統(tǒng)一裝具。檔案裝具的排列應整齊一致、避光通風、空間合理。檔案裝具的編號方式一般按照保管機構或庫房房間為單元進行，編號方法為：自門口起從左至右編架（柜）號，每個架（柜）自上而下編格號；
（四）庫房內全宗的排列應簡便、實用、便于管理，可按全宗進館的先后順序排列和按館內全宗的全宗群進行分類存放；
（五）配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術裝備；
（六）配置符合數(shù)字信息安全要求的信息載體存放環(huán)境，計算機網(wǎng)絡防護體系和數(shù)據(jù)備份、防火系統(tǒng)；
（七）對重要的住房保障檔案應當采用現(xiàn)代化技術手段進行異地備份保存；
（八）按照國家有關規(guī)定做好保密工作。
第二十八條 住房保障檔案管理機構應當按照國家有關規(guī)定確定檔案的保管期限和保管密級。紙質的住房保障對象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。
第二十九條 住房保障檔案使用期滿后可以向同級城建檔案館移交，具體移交辦法由省住房和城鄉(xiāng)建設廳制定。
第三十條 各級住房保障檔案管理機構應當依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復核、退出等管理工作服務，為房屋管理、使用、維護提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設提供支持。
第三十一條 各級住房保障主管部門應當依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權益。公民、法人和其他組織持合法證明，可以利用住房保障檔案。
第三十二條 住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個人隱私和商業(yè)秘密的，應當嚴格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布，不得不正當使用，不得損害住房保障對象的合法權益。
第三十三條 為保護檔案原件，可以利用電子檔案的，一般不提供原件。對重要珍貴檔案應當用復制品代替原件提供利用。需查閱檔案原件者要愛護檔案材料，不得圈注、涂改、抽取、污損、揉折及損壞檔案。
提供利用住房保障檔案，必須遵守國家和本省的有關規(guī)定，不得損毀、丟失、涂改、偽造住房保障檔案，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
第三十四條 載有住房保障檔案管理機構法定代表人簽名或者印章標記的住房保障檔案復制品，具有與檔案原件同等效力。
第三十五條 住房保障檔案管理機構應當定期做好檔案鑒定統(tǒng)計工作，并向同級城建檔案管理部門報送檔案鑒定統(tǒng)計表。
第三十六條 利用檔案涉及收費的按物價管理部門核定的標準收取費用。
第五章 監(jiān)督管理
第三十七條 各級住房保障主管部門應當切實履行職責，對住房保障檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對違法違規(guī)行為責令限期改正。
第三十八條 有下列行為之一的，由縣級以上人民政府住房保障主管部門對直接負責的主管人員或者其他責任人依法給予處分；構成犯罪的依法追究刑事責任。
（一）不按規(guī)定移交、歸檔的；
（二）損毀、丟失住房保障檔案的；
（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀住房保障檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
（五）擅自出賣或者轉讓檔案的；
（六）檔案管理工作人員玩忽職守造成檔案損失的；
（七）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第三十九條 任何單位和個人有權對違反本辦法規(guī)定的行為進行檢舉和控告，有關部門應當依照職責及時核查處理。
第六章 附 則
第四十條 各地可以根據(jù)本辦法，并結合當?shù)貙嶋H，制定具體實施辦法。
第四十一條 住房保障檔案相關技術標準由省住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門制定。
第四十二條 本辦法自2014年3月1日起施行。