山西省重大活動(dòng)檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了規(guī)范重大活動(dòng)檔案管理工作，確保重大活動(dòng)檔案的齊全、完整、真實(shí)和安全，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本省重大活動(dòng)檔案的形成、歸檔、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作適用本辦法。

第三條 本辦法所稱重大活動(dòng)，是指本省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織在省內(nèi)外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國(guó)家意義或者國(guó)際影響的會(huì)議、節(jié)慶、會(huì)展等大型活動(dòng);突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)處置活動(dòng);關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項(xiàng)或者綜合性的工作活動(dòng)。

本辦法所稱重大活動(dòng)檔案，是指在上述重大活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值，經(jīng)過(guò)歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物以及其他形式的原始記錄。

第四條 重大活動(dòng)檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的工作原則。

第五條 凡屬重大活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)歸檔保存，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔;未列入歸檔范圍的文件材料，應(yīng)當(dāng)編制文件銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批后方可銷毀。

第六條 凡屬重大活動(dòng)中形成的涉密文件，應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)安全管理，未經(jīng)解密，不得進(jìn)行寄存托管、檔案整理業(yè)務(wù)外包和數(shù)字化加工。

第七條 縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制，協(xié)調(diào)解決本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障重大活動(dòng)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。

縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)重大活動(dòng)檔案捐贈(zèng)者給予一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

第八條 參與重大活動(dòng)的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國(guó)家秘密;參與重大活動(dòng)檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，履行職責(zé)，恪守職業(yè)道德。

第二章 主辦單位職責(zé)

第九條 主辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)過(guò)程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。

縣級(jí)以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責(zé)。

第十條 主辦單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入重大活動(dòng)管理范疇，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，保障重大活動(dòng)檔案工作經(jīng)費(fèi)。

單位獨(dú)立舉辦的非周期性的重大活動(dòng)，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)將同級(jí)檔案行政管理部門納入重大活動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)，并在重大活動(dòng)確定后20個(gè)工作日內(nèi)書面告知。

第十一條 主辦單位制發(fā)的重大活動(dòng)實(shí)施方案、應(yīng)急預(yù)案和項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書，應(yīng)當(dāng)明確重大活動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍和目標(biāo)任務(wù)。

第十二條 主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立重大活動(dòng)檔案形成責(zé)任制，利用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段，開展重大活動(dòng)重要片段采集和全程記錄工作，編制和實(shí)施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。

第十三條 主辦單位應(yīng)當(dāng)對(duì)參與重大活動(dòng)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高重大活動(dòng)檔案管理效率和質(zhì)量。

第十四條 單位獨(dú)立舉辦重大活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學(xué)整理;其檔案歸入本單位檔案全宗，另設(shè)類目妥善保管;編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的現(xiàn)實(shí)效用;保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第十五條 兩個(gè)以上單位不分主次、聯(lián)合舉辦的重大活動(dòng)，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)中各自形成的文件材料收集齊全，系統(tǒng)整理，活動(dòng)結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)各自向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經(jīng)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館同意，并向其報(bào)送重大活動(dòng)檔案目錄。

第十六條 兩個(gè)以上單位分主次、共同舉辦的重大活動(dòng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動(dòng)結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)，由主辦單位向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本辦法第十五條辦理。

第十七條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)舉辦的重大活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)同級(jí)檔案行政管理部門參加，直接負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的管理工作，活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第三章 協(xié)辦單位職責(zé)

第十八條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)成立專門機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)重大活動(dòng)所承擔(dān)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作。

第十九條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)參加主辦單位組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)和檔案協(xié)調(diào)工作，按照檔案專業(yè)要求，妥善管理活動(dòng)期間所形成的文件材料。

第二十條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，將列入重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍的各種原始記錄向主辦單位移交。

第四章 檔案部門職責(zé)

第二十一條 縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作。

第二十二條 縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門接到主辦單位邀請(qǐng)參加重大活動(dòng)檔案管理工作的通知后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)，制定重大活動(dòng)檔案管理工作方案，確定重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍。

第二十三條 縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門參與的重大活動(dòng)，可以采用錄音、攝影、攝像等技術(shù)手段直接采集、記錄重大活動(dòng)?；顒?dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理。

第二十四條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立重大活動(dòng)檔案征集制度，采取收購(gòu)、征購(gòu)、合作開發(fā)等方式征集重大活動(dòng)檔案。

第二十五條 檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)個(gè)人、社會(huì)組織向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案，對(duì)捐贈(zèng)、寄存檔案的保管和利用，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 國(guó)家綜合檔案館對(duì)移交進(jìn)館的重大活動(dòng)檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門全宗，科學(xué)管理，進(jìn)行縮微處理和數(shù)字化加工等，實(shí)施異質(zhì)異地備份。

第二十七條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案的開發(fā)利用工作，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)和信息共享平臺(tái)，通過(guò)展覽陳列、匯編史料等形式，依法向社會(huì)公布不涉密和非控制使用的重大活動(dòng)檔案信息，滿足社會(huì)利用需求。

提供社會(huì)利用的重大活動(dòng)檔案，應(yīng)當(dāng)提供復(fù)制件或者數(shù)字副本，附有檔案館印章標(biāo)記或者法定代表人簽名的，具有與檔案原件同等效力。

第五章 法律責(zé)任

第二十八條 違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正，逾期未改正的給予通報(bào)批評(píng)，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員，由其所在部門、上級(jí)主管部門依法給予處分;造成檔案損失的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令賠償損失;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

(一)未按規(guī)定開展重大活動(dòng)檔案管理工作的;

(二)拒絕檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)工作機(jī)構(gòu)的;

(三)將屬于重大活動(dòng)歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有、拒絕移交、移交不完整、擅自銷毀的;

(四)未按規(guī)定對(duì)涉密文件進(jìn)行安全管理的;

(五)未按規(guī)定收集、整理、保管重大活動(dòng)檔案的;

(六)未對(duì)重大活動(dòng)形成的各種門類、載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的;

(七)未按規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案或者檔案移交不完整的;

(八)未按規(guī)定報(bào)送重大活動(dòng)檔案目錄的;

(九)未按規(guī)定對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)的;

(十)拒絕接收重大活動(dòng)檔案的;

(十一)擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動(dòng)檔案復(fù)制、提供、公布的;

(十二)涂改、偽造、抽換、損毀、丟失重大活動(dòng)檔案的;

(十三)擅自將重大活動(dòng)檔案出賣、轉(zhuǎn)讓、交換、贈(zèng)送給各級(jí)國(guó)家檔案館以外的組織和個(gè)人，或者私自攜運(yùn)、郵寄出國(guó)出境的;

(十四)違反重大活動(dòng)檔案管理的其他行為。

第二十九條 檔案工作人員在重大活動(dòng)檔案管理工作中濫用職權(quán)、徇私舞弊、玩忽職守、失密泄密的，由其所在單位或者有關(guān)行政管理部門依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第三十條 本辦法所稱重大活動(dòng)文件材料，是指重大活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

本辦法所稱重大活動(dòng)主辦單位，是指重大活動(dòng)項(xiàng)目的召集、組織、策劃者。

本辦法所稱重大活動(dòng)執(zhí)行單位或者承辦單位，是指受重大活動(dòng)主辦單位委托具體執(zhí)行或者承辦重大活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施者。

本辦法所稱重大活動(dòng)協(xié)辦單位，是指重大活動(dòng)項(xiàng)目某一方面工作的協(xié)作者或者合作者。

本辦法所稱臨時(shí)機(jī)構(gòu)，是指不在正式編制序列，存在時(shí)間短暫、沒(méi)有設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員的非常設(shè)機(jī)構(gòu)。

第三十一條 本省公民舉辦重大活動(dòng)形成的檔案，其管理可以參照本辦法執(zhí)行。

第三十二條 本辦法自2016年10月20日起施行。