城市社區(qū)檔案管理辦法

第一條 為規(guī)范城市社區(qū)檔案(以下簡稱社區(qū)檔案)管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會組織(以下簡稱社區(qū)各類組織)和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處(鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府)以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 社區(qū)黨組織和居民委員會應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五條 社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實(shí)際工作的需要。

第六條 社區(qū)黨組織或者居民委員會應(yīng)當(dāng)指定人員管理本社區(qū)各類檔案，有條件的地方可以設(shè)立綜合檔案室。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，調(diào)離工作崗位時應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)。

第七條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督本社區(qū)文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條 社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。

第九條 社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會計類等三個大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條 社區(qū)文件材料的歸檔，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

(一)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、排列有序;裝訂結(jié)實(shí)、整齊;備考表填寫真實(shí)、清楚;歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準(zhǔn)確;

(二)歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰;

(三)歸檔時間：

文書材料于次年6月底前歸檔;

科技文件材料在科技活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔;

會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔;

聲像材料在活動結(jié)束或者辦理完畢后隨時歸檔;

實(shí)物材料及時歸檔;

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38)的要求整理。

第十一條 社區(qū)檔案按照下列規(guī)則進(jìn)行分類編號：

(一)文書檔案按照年度--問題(社區(qū)黨建、居民自治、社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等)進(jìn)行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度--問題--保管期限排列編號;

(二)科技檔案中的基建檔案按照工程項(xiàng)目分類整理，按照項(xiàng)目--時間排列編號;設(shè)備儀器檔案按照型號分類整理，按照型號--時間排列編號;

(三)會計檔案按照年度--類別(報表、賬簿、憑證、其他)分類整理并排列編號。

第十二條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄;如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，應(yīng)當(dāng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。

對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用;有條件的地方要及時對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以利于長期使用。

第十四條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

第十五條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。

利用檔案時應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并及時做好利用效果登記。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時報告并追查。

第十六條 社區(qū)應(yīng)當(dāng)組織成立檔案鑒定工作小組，對已到期檔案及時進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員(或者居民代表)組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。

第十七條 社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。

第十八條 社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條 社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極采用計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十條 涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條 違反國家有關(guān)規(guī)定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十二條 各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級民政部門，可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定本辦法的實(shí)施細(xì)則。

第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2016年1月1日起施行。