生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法

第一章  總則

第一條 為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員(以下簡(jiǎn)稱流浪乞討人員)救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在對(duì)流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 民政部門對(duì)救助檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。檔案行政管理部門對(duì)救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

第四條 救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度，對(duì)救助檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，指定專人負(fù)責(zé)救助檔案工作，確保救助檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實(shí)現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。

第二章  歸檔范圍

第五條 救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

(一)《求助登記表》;

(二)《不予救助通知書》;

(三)《自行離站聲明書》;

(四)《在站服務(wù)及離站登記表》;

(五)《終止救助通知書》;

(六)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第六條 受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔：

(一)尋親服務(wù)相關(guān)材料;

(二)未成年人教育、評(píng)估、矯治等材料;

(三)住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料;

(四)乘車憑證復(fù)印件和小額交通費(fèi)現(xiàn)金簽收字據(jù);

(五)親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件，單位、村(居)民委員會(huì)接領(lǐng)人證明材料及單位、村(居)民委員會(huì)接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件;

(六)家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機(jī)構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料;

(七)司法機(jī)關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件;

(八)長(zhǎng)期安置證明材料;

(九)醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的死亡證明書、公安機(jī)關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料;

(十)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第七條 救助管理機(jī)構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

第三章  歸檔要求、整理方法

第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔。

歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰。

電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確保可讀可用。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫;救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第九條 救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。

救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護(hù)兩類。

年度是指救助完畢的時(shí)間所屬年度。

保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價(jià)值所確定的保管年限。

第十條 救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

(一)救助文件材料按照年度歸檔。

(二)一個(gè)求(受)助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號(hào)。

(三)根據(jù)求(受)助人員的個(gè)體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時(shí)間順序排列。

(四)以有利于檔案保管和利用的方法對(duì)件進(jìn)行固定。

(五)按照本辦法第九條的規(guī)定對(duì)救助檔案進(jìn)行分類，在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)依據(jù)救助完畢的時(shí)間順序排列，并從“1”開始編制室編件號(hào)。

(六)在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(式樣見附件1)，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、類別、年度、保管期限、室編件號(hào)和館編件號(hào)等項(xiàng)目。

(七)按照室編件號(hào)的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表(式樣見附件2、3、4)的項(xiàng)目。

(八)按照類別分別編制救助檔案目錄(式樣見附件5)。

(九)救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份，并編制目錄號(hào)(式樣見附件6)。

第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。

第四章  保管、統(tǒng)計(jì)和利用

第十二條 救助檔案由救助管理機(jī)構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施。

第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時(shí)對(duì)救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第十四條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。

救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

(一)救助管理機(jī)構(gòu)及其上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案;

(二)各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案;

(三)救助對(duì)象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對(duì)象相關(guān)的救助檔案;

(四)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案;

(五)其他單位、組織和個(gè)人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意。

第十五條 利用救助檔案的單位、組織和個(gè)人，不得損害救助對(duì)象的合法權(quán)益，未經(jīng)救助對(duì)象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容。

救助檔案僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄和復(fù)印，利用過程中注意保密，嚴(yán)禁對(duì)救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對(duì)歸還的救助檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。

第十六條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率。

第五章  保管期限、鑒定、銷毀和移交

第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長(zhǎng)期安置人員的，救助檔案保管期限為30年;受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計(jì)算。

照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。

第十八條 救助管理機(jī)構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個(gè)月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個(gè)月。以上資料存在爭(zhēng)議的，應(yīng)該保管2年以上，特殊、重要資料以實(shí)物方式交存檔案室。

第十九條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組，對(duì)保管期滿的救助檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以延長(zhǎng)其保管期限直至永久。無保存價(jià)值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊(cè)。

第二十條 銷毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩個(gè)以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對(duì)照銷毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)永久保存。

第二十一條 救助檔案在救助管理機(jī)構(gòu)保存一定時(shí)間后，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交。

第六章  附則

第二十二條 救助管理機(jī)構(gòu)按規(guī)定對(duì)不具有本地戶籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動(dòng)人口實(shí)施臨時(shí)救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。

第二十三條 沒有設(shè)立救助管理機(jī)構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。

第二十四條 各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政廳(局)和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，共同制定本辦法實(shí)施細(xì)則。

第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。