南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案管理，維護工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、運行和利用等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》以及國家有關(guān)檔案工作規(guī)范和標準，結(jié)合南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)管理實際，制定本規(guī)定。

第二條 南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案是指該兩項工程設(shè)計、建設(shè)、驗收、試運行階段等工程建設(shè)與管理工作中形成的、具有保存價值的不同形式的歷史記錄。南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條 南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案管理應(yīng)按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建立、健全工程檔案管理體系，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第四條 工程檔案管理是南水北調(diào)工程建設(shè)管理的重要組成部分。在南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)中，工程檔案管理應(yīng)納入工程建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理，與工程建設(shè)管理同步實施。

第五條 南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)各有關(guān)單位應(yīng)建立工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責任制和相關(guān)人員崗位責任制，并明確工程檔案管理機構(gòu)，配備必要人員及設(shè)施、設(shè)備，統(tǒng)籌安排工程檔案管理工作所需資金，建立健全工程檔案管理的各項規(guī)章制度，保證工程檔案管理有序進行。

第六條 工程檔案管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)，確保工程檔案實體與信息的安全。

第七條 本規(guī)定適用于南水北調(diào)東、中線第一期主體工程建設(shè)項目。配套工程建設(shè)項目可參照執(zhí)行。

第二章 管理體制

第八條 在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，國務(wù)院南水北調(diào)工程建設(shè)委員會辦公室(以下簡稱“國務(wù)院南水北調(diào)辦”)負責南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，組織工程檔案工作。

第九條 在所在地省級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，省(直轄市)南水北調(diào)辦事機構(gòu)應(yīng)做好職責范圍內(nèi)的工程檔案工作。江蘇省、山東省南水北調(diào)辦事機構(gòu)負責本省南水北調(diào)東線第一期工程項目檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作;北京市、天津市、河北省、河南省南水北調(diào)辦事機構(gòu)負責本省(直轄市)建管機構(gòu)承擔建設(shè)的南水北調(diào)中線第一期工程委托項目檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作;湖北省南水北調(diào)辦事機構(gòu)負責漢江中下游補償工程項目檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作。上述辦事機構(gòu)參與或受國務(wù)院南水北調(diào)辦委托組織有關(guān)的南水北調(diào)東、中線第一期工程設(shè)計單元工程項目檔案的驗收工作。

第十條 項目法人對所負責建設(shè)的工程(包括直接管理項目、代建項目、委托管理項目)檔案管理負總責，包括：建立健全工程檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，明確工程檔案管理經(jīng)費渠道，設(shè)置工程檔案管理機構(gòu)，配備工程檔案管理專職人員，配置工程檔案管理設(shè)施;負責接收和統(tǒng)一管理所轄工程建設(shè)項目的檔案;負責對直接管理項目建設(shè)管理單位和代建、委托項目建設(shè)管理單位的工程檔案工作進行管理和監(jiān)督、檢查;負責組織工程項目合同驗收階段的有關(guān)工程檔案專項驗收工作。

第十一條 項目法人直接管理的項目建設(shè)管理單位，代建、委托項目建設(shè)管理單位具體負責項目檔案的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向項目法人移交。項目各參建單位(包括設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位)，負責所承擔項目的檔案收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向項目建設(shè)管理單位移交。

第三章 檔案管理

第十二條 南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案應(yīng)與工程建設(shè)實施同步管理。簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)對工程檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責任;檢查工程進度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查工程檔案的收集、整理情況;在進行工程驗收時，應(yīng)同時審查、驗收工程檔案的歸檔情況。

第十三條 工程檔案是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程成果的組成部分。凡未按檔案管理要求完成歸檔任務(wù)或工程檔案質(zhì)量不合格的項目，建設(shè)管理單位可暫扣工程保證金，并督促責任方完成歸檔任務(wù)，直到滿足檔案歸檔要求為止。

第十四條 各單位應(yīng)加強工程檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，積極采用新技術(shù)，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現(xiàn)代化水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十五條 項目法人應(yīng)按時向國務(wù)院南水北調(diào)辦報送《南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)檔案管理情況登記表》、《南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)項目檔案管理登記表》(見附件1、2)。

第十六條 各單位應(yīng)對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵。對于違反本規(guī)定的單位或個人，上級主管部門可采取通報批評等方式限期整改;對逾期未改，并負有直接責任的領(lǐng)導(dǎo)和具體負責人，上級主管部門可視具體情況予以處分。觸犯檔案法律法規(guī)，造成嚴重后果的，依法追究法律責任。

第四章 檔案的整理與歸檔

第十七條 工程各參建單位負責對所承建部分文件材料的收集、整理，在合同驗收、設(shè)計單元工程完工驗收前，應(yīng)完成對有關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監(jiān)理單位審查，并簽署鑒定意見。工程檔案通過驗收后由各參建單位按規(guī)定移交給項目建設(shè)管理單位，項目建設(shè)管理單位將檔案移交項目法人，交接雙方應(yīng)認真履行交接手續(xù)。

第十八條 工作調(diào)動時未交清有關(guān)應(yīng)歸檔文件材料的人員，不得辦理調(diào)動手續(xù)。任何個人或部門均不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十九條 項目法人應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程項目實際制訂出相應(yīng)的工程檔案分類編號方案、歸檔范圍及保管期限，并報國務(wù)院南水北調(diào)辦備案。

第二十條 工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，長期為16-50年(含50年)、短期為15年以下。長期保管的檔案實際保管期限不得低于工程項目的實際壽命，短期保管的檔案在工程全線通水前應(yīng)予保存。

第二十一條 案卷應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)的要求。歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。

第二十二條 竣工圖必須真實反映工程建設(shè)的實際。施工單位應(yīng)做好變更文件材料的收集、整理、歸檔，按有關(guān)規(guī)定編制竣工圖。竣工圖標題欄已標明竣工圖的可不加蓋竣工圖章，但應(yīng)加蓋監(jiān)理審核章，由施工圖編制為竣工圖的，編制單位需加蓋竣工圖章(竣工圖章、監(jiān)理審核章式樣見附件3)。施工圖變更較多，幅面超過35%的應(yīng)重新繪制竣工圖。要嚴格履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位要審核把關(guān)，相關(guān)負責人要逐張簽名并填寫日期，每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見和目錄。

第二十三條 各單位應(yīng)指定專人負責反映工程項目建設(shè)過程的圖片、照片(包括底片或電子文件)、膠片、錄音、錄像等聲像材料的整理、注釋，并附以詳細的文字說明。南水北調(diào)東、中線第一期工程建設(shè)中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。

第二十四條 電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時歸檔，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)。

第二十五條 工程檔案的收集、歸檔以設(shè)計單元工程為歸檔單位，必要時可以單位工程為歸檔單位。

第二十六條 歸檔文件材料的份數(shù)由項目法人根據(jù)實際情況確定，設(shè)計單元項目完工文件一般不得少于3套。設(shè)計單元工程完工驗收主要報告、結(jié)論性文件和竣工圖紙報國務(wù)院南水北調(diào)辦1套。

第五章 檔案的驗收與移交

第二十七條 工程檔案驗收是工程項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)工程檔案驗收或工程檔案驗收不合格的項目，不得進行工程項目的竣工驗收。工程檔案驗收應(yīng)在設(shè)計單元工程驗收3個月之前完成。

第二十八條 工程項目合同驗收階段的有關(guān)檔案專項驗收由項目法人負責組織和主持;設(shè)計單元工程項目完工驗收階段的檔案專項驗收由國務(wù)院南水北調(diào)辦或其委托的省(直轄市)南水北調(diào)辦事機構(gòu)負責組織和主持;南水北調(diào)東、中線第一期主體工程總體竣工驗收的檔案專項驗收由國務(wù)院南水北調(diào)辦會同國家檔案局組織。

第二十九條 工程檔案專項驗收組組成：

(一)工程項目合同驗收的有關(guān)檔案專項驗收，由項目法人、項目建設(shè)管理單位等檔案管理部門組成;

(二)設(shè)計單元工程項目竣工驗收的檔案專項驗收，由國務(wù)院南水北調(diào)辦或其委托的單位、有關(guān)省(直轄市)南水北調(diào)辦事機構(gòu)檔案管理部門和工程項目所在地省級檔案行政管理部門等組成;

(三)南水北調(diào)東、中線第一期工程總體竣工驗收的檔案專項驗收，由國家檔案局、國務(wù)院南水北調(diào)辦、有關(guān)省(直轄市)南水北調(diào)辦事機構(gòu)、工程項目所在地省級檔案行政管理部門等單位組成;

(四)工程檔案驗收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，組長由驗收組織單位人員擔任。必要時可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組。

第三十條 工程檔案正式驗收前，項目法人應(yīng)先組織工程參建單位和有關(guān)人員，根據(jù)本規(guī)定和檔案工作的相關(guān)要求，對工程檔案收集、整理、歸檔情況進行自驗。在確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量達到要求后，應(yīng)向工程檔案專項驗收組織單位報送工程檔案自驗報告，提出工程檔案驗收申請，并填報《南水北調(diào)東、中線第一期工程檔案驗收申請表》(見附件4)。

第三十一條 工程檔案專項驗收組織單位在收到申請后，如有必要可委托有關(guān)單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定。對具備工程檔案驗收條件的項目，應(yīng)成立工程檔案專項驗收組。

第三十二條 申請工程檔案驗收應(yīng)具備下列條件：

(一)工程項目主體工程和輔助設(shè)施已全部按照設(shè)計建成，能滿足設(shè)計和生產(chǎn)運行要求;

(二)工程項目試運行考核合格;

(三)完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了工程檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第三十三條 工程檔案驗收以驗收組織單位召開驗收會的形式進行。驗收組全體成員參加會議，工程建設(shè)有關(guān)單位(設(shè)計、施工、監(jiān)理、管理、質(zhì)檢)的人員列席會議。

第三十四條 工程檔案驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容：

(一)項目法人或有關(guān)責任單位匯報工程建設(shè)概況和工程檔案管理工作情況;

(二)監(jiān)理單位匯報工程檔案質(zhì)量的審核情況;

(三)對驗收前已進行工程檔案檢查評定的工程項目，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見;

(四)驗收組根據(jù)工程建設(shè)規(guī)模，按有關(guān)規(guī)定采用質(zhì)詢、現(xiàn)場抽查、抽查案卷的方式檢查檔案。抽查檔案的數(shù)量不應(yīng)少于100卷。抽查重點是項目初設(shè)階段文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等;

(五)驗收組對工程檔案質(zhì)量進行綜合評價;

(六)驗收組形成并宣布工程檔案驗收意見;

(七)驗收組織單位以文件形式正式印發(fā)工程檔案專項驗收意見。

第三十五條 工程檔案驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

(一)工程項目建設(shè)概況;

(二)工程檔案管理情況，包括：工程檔案管理的基礎(chǔ)工作，工程文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，工程檔案的種類、數(shù)量，工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性評價;

(三)存在問題、整改要求及建議;

(四)工程檔案專項驗收結(jié)論性意見和工程檔案專項驗收組成員簽字表。

第三十六條 工程檔案驗收結(jié)果分為合格和不合格。工程檔案專項驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。工程檔案驗收合格的項目，由工程檔案專項驗收組出具工程檔案驗收意見;工程檔案專項驗收不合格的項目，工程檔案專項驗收組提出整改意見，要求工程建設(shè)管理單位(法人)對存在的問題進行限期整改，并進行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并按本規(guī)定第三章第十六條的規(guī)定追究相關(guān)部門和人員的責任。

第三十七條 工程檔案移交應(yīng)在工程驗收之后的15日內(nèi)提出書面申請，并在申請確認后的1個月內(nèi)辦理完成移交手續(xù)。相關(guān)單位按照本規(guī)定第四章規(guī)定的工程檔案歸檔內(nèi)容和要求確定應(yīng)移交的單位和數(shù)量。

第六章 附則

第三十八條 有關(guān)省(直轄市)南水北調(diào)辦事機構(gòu)、南水北調(diào)各項目法人單位可依據(jù)本規(guī)定制定相關(guān)的實施細則。

第三十九條 本規(guī)定由國務(wù)院南水北調(diào)辦負責解釋。

第四十條 本規(guī)定自公布之日起施行。